Locatie: Den Haag

Vacature Secretaresse

Ben jij een gedreven secretaresse met enige ervaring binnen de accountancy, het notariaat of de advocatuur?

Wij hebben een nieuwe functie gecreëerd op de fiscale afdeling van ons accountantskantoor en zoeken een zelfstandige secretaresse die sterk is in het verzamelen en verwerken van documenten, controle kan houden op deadlines en processen goed in de gaten kan houden. De documentenstroom wordt steeds meer gedigitaliseerd en jij bent er om dit goed te begeleiden, te verwerken en op te volgen. 

Wat ga je doen? 

Je begint de dag met een rondje over de afdeling, wenst iedereen een goedemorgen en luistert even naar het verhaal van je collega. Daarna start je met verse koffie en met het doornemen van je mailbox. Je checkt als eerste de deadlines die vandaag gemarkeerd staan en mailt direct de collega’s die nog wat zaken aan moeten leveren bij je. Omdat jij alles graag tijdig klaar hebt staan voor de afspraken die de fiscalisten met de klanten hebben, zorg je ervoor dat alle documenten gereed staan binnen de portal, je controleert de vergaderruimte of alles netjes is en het digitale scherm goed aangesloten is en geeft de vennoten een kwartiertje vooraf nog even een reminder voor hun afspraak. 

Later op de ochtend ben je aanwezig bij een van de interne vergaderingen, je notuleert deze en werkt alle actiepunten uit. Met de meeste punten kun je direct na de vergadering aan de slag en de rest agendeer je voor later in de week. Je mailt direct met de belastingdienst om 2 klanten aan te melden, en werkt nog vier brieven uit aan de hand van memo’s die je van je collega’s hebt ontvangen. 

Tussen de middag ga je naar buiten met je collega’s, even iets lekkers halen op “de Fred” of even ideeën opdoen bij de leuke etalages daar. 

In de middag heb je het vandaag extra druk. Een vergadering voorbereiden, alle post inscannen en digitaal in de juiste dossiers plaatsen, stukken naar de klant mailen en nog wat vragen van klanten beantwoorden die ad hoc erbij kwamen. Je mist nog enkele gegevens van je collega’s en moet er achteraan om dat aangeleverd te krijgen. Gelukkig hebben ze jou snel leren kennen en weten ze dat het menens is als je langs komt om erom te vragen. Ze leveren dan ook snel aan zodat jij weer verder kunt. 

Voor je het weet is de dag weer voorbij, heb je alle ad hoc zaken goed afgehandeld en lopen alle deadlines nog keurig op schema. Jij kunt met een tevreden gevoel naar huis. 

Een deel van jouw kerntaken op een rijtje: 

  • Voorbereidend werk voor de aangiftemedewerkers uit handen nemen;
  • Stukken scannen, digitaal verwerken en klaarzetten in de interne portal;
  • Interne vergaderingen bijwonen, notuleren en actiepunten opvolgen;
  • Deadlines agenderen en opvolgen;
  • Contacten met belastingdienst onderhouden en formulieren aanvragen;
  • Besprekingen voorbereiden, stukken klaarzetten en vergaderruimte voorbereiden;
  • Secretariële taken, waaronder correspondentie uitwerken;
  • Controleren van aangeleverde documenten, opvragen van documenten.

Wie ben jij?

Je past goed binnen ons team als je heel nauwkeurig kunt werken en analytisch en gestructureerd bent. Wij omschrijven onszelf als harde werkers en zijn erg servicegericht. Die eigenschappen zien we bij jou ook graag terug. Daarnaast past het goed om een dienstverlenende houding te hebben en stevig in je schoenen te staan. Je moet tenslotte vaak iets gedaan krijgen van anderen en het is fijn als dat je natuurlijk afgaat.

Omdat we steeds meer digitaal werken, is het fijn als je sterk bent met computersystemen en dit makkelijk oppakt. 

Ons wensenlijstje in het kort: 

  • Minimaal HBO werk- en denkniveau;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Cijfermatig inzicht, ervaring met Excel, Word en Power Point/Prezi;
  • Accuraat en stressbestendig;
  • Klantvriendelijk met een servicegerichte houding;
  • Goede communicatieve vaardigheden en representatief voorkomen;
  • Teamgericht kunnen werken;
  • 32 - 40 uur per week beschikbaar met flexibiliteit in start- en eindtijden;
  • Woonachtig in Den Haag of directe omgeving.  

Wij hebben natuurlijk ook veel te bieden:

Binnen ons veelzijdige team krijg je een nieuwe rol die je zelf naar je hand kunt zetten.  Er is veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling binnen een fijn team waar je een warm welkom krijgt.
Verder wordt er een vast dienstverband aangeboden en worden er flexibele werktijden gehanteerd.

Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en is zeker marktconform (€ 2800-€ 3500 bruto per maand o.b.v. fulltime dienstverband), aangevuld met een uitstekend pakket secundaire arbeidsvoorwaarden. 

Waar ga je werken?

Masman Bosman Accountants & Belastingadviseurs is een gerenommeerd middelgroot kantoor dat dienstverlening biedt op accountancy en fiscaal, financieel gebied. Het kantoor is gevestigd in Den Haag. Wij zijn sterk in het oplossen van fiscaal financiële vraagstukken en behandelen meerdere disciplines vanuit één kantoor, zodat de klant altijd terecht kan bij een adviseur met ruime kennis van zaken. Van het opstellen van een jaarrekening tot het verstrekken van complexe fiscale adviezen, het kantoor heeft specialisten voor iedere vraag.

Op kantoor heerst een informele werksfeer waar iedereen op een positieve manier met elkaar omgaat en teams echt iets voor elkaar over hebben. Korte lijnen en ruime doorgroeimogelijkheden zijn kenmerkend voor de sfeer. Kernwaarden als samen voor kwaliteit gaan, meedenken, persoonlijke ontwikkeling, aandacht voor elkaar, goede work-life balance en het beste uit je werk halen staan centraal binnen de organisatie. Er zijn nu 35 collega’s en wij kijken uit naar jou als nieuwe collega!

Meer informatie en solliciteren:

Wil je meer informatie over de vacature, het bedrijf en de sollicitatieprocedure? Van Wieringen Solutions! fungeert als externe HRM adviseur en neemt de procedure uit handen van Masman Bosman Accountants. Voor meer informatie kun je telefonisch contact opnemen met Patricia van Wieringen via 010-2231534 of mail je sollicitatie naar Patricia@vanwieringensolutions.nl, zodat je zo snel mogelijk aan tafel zit voor een kennismakingsgesprek!