Locatie: Den Haag

Secretaresse

Ben jij een gedreven secretaresse met enige ervaring binnen de accountancy, het notariaat of de advocatuur?

Wij hebben een veelzijdige functie op de fiscale afdeling van ons accountantskantoor en zoeken die zelfstandige secretaresse die sterk is in het verzamelen en verwerken van documenten, controle kan houden op deadlines en processen goed in de gaten kan houden. De documentenstroom is bijna volledig gedigitaliseerd en jij bent er om dit goed te begeleiden, te verwerken en op te volgen. 

Wat ga je doen?

 Je begint de dag het een rondje over de afdeling, wenst iedereen een goedemorgen en luistert even naar het verhaal van je collega. Daarna start je met verse koffie en met het doornemen van je mailbox. Je checkt als eerste de deadlines die vandaag gemarkeerd staan en mailt direct de collega’s die nog wat zaken aan moeten leveren bij je. Omdat jij alles graag tijdig klaar hebt staan voor de afspraken die de vennoten met de klanten hebben, zorg je ervoor dat alle documenten gereed staan binnen de portal, je controleert de vergaderruimte of alles netjes is en het digitale scherm goed aangesloten is en geeft de vennoot een kwartiertje vooraf nog even een reminder voor de komende afspraak.

Later op de ochtend ben je met diverse klanten in contact, je maakt de afspraken met hen, vraagt stukken op en geeft klanten een overzicht van aan te leveren documenten. Je mailt vervolgens met de belastingdienst om 2 klanten aan te melden, en werkt nog vier brieven uit aan de hand van memo’s die je van je collega’s hebt ontvangen. Daarnaast zorg je dat de belastingaanslagen gescand zijn en via het systeem bij de juiste collega terecht komen. Je zorgt ervoor dat de aangiften dividendbelasting per post verstuurd worden en bewaakt de lopende termijnen.

Tussen de middag ga je even naar buiten met je collega’s om goede energie op te doen voor de rest van de dag en uiteraard om even bij te praten.

In de middag heb je het vandaag extra druk. Een vergadering voorbereiden, alle post inscannen en digitaal in de juiste dossiers plaatsen (wij werken met Afas), de agenda’s van de vennoten bijhouden qua afspraken met klanten en nog wat vragen van klanten beantwoorden die ad hoc erbij kwamen. Je mist nog enkele gegevens van je collega’s en moet er achteraan om dat aangeleverd te krijgen. Gelukkig hebben ze jou snel leren kennen en weten ze dat het je menens is als je langs komt om erom te vragen. Ze leveren dan ook snel aan zodat jij weer verder kunt.

 Voor je het weet is de dag weer voorbij, heb je alle ad hoc zaken goed afgehandeld en lopen alle deadlines nog keurig op schema. Jij kunt met een tevreden gevoel naar huis. 

Een deel van jouw kerntaken op een rijtje: 

  • Voorbereidend werk voor de aangiftemedewerkers uit handen nemen;
  • Stukken scannen, digitaal verwerken en klaarzetten in Afas;
  • Deadlines agenderen en opvolgen;
  • Agendabeheer voor de vennoten voor de afspraken met klanten;
  • Contacten met belastingdienst opvolgen en formulieren aanvragen;
  • Besprekingen voorbereiden, stukken klaarzetten en vergaderruimte voorbereiden;
  • Secretariële taken, waaronder correspondentie uitwerken;
  • Controleren van aangeleverde documenten, opvragen van documenten. 

Wie ben jij?

Je past goed binnen ons team als je nauwkeurig kunt werken, analytisch bent en gestructureerd kunt werken. Wij omschrijven onszelf als harde werkers en zijn servicegericht naar elkaar en naar de klant. Die eigenschappen zien we bij jou ook graag terug. Daarnaast past het goed om een dienstverlenende houding te hebben en stevig in je schoenen te staan. Je moet ten slotte regelmatig iets gedaan krijgen van anderen en het is fijn als dat je natuurlijk afgaat.

Omdat we voornamelijk digitaal werken, is het fijn als je sterk bent met verschillende ICT-systemen en dit makkelijk oppakt. Wij werken in Afas en maken veel gebruik van Excel. Het is handig wanneer je hier ervaring mee hebt.

 Ons wensenlijstje in het kort: 

  • Minimaal HBO werk- en denkniveau;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Cijfermatig inzicht, ervaring met Excel, Word en Power Point.
  • Ervaring met Afas is een pré;
  • Accuraat en stressbestendig;
  • Goede communicatieve vaardigheden en representatief voorkomen;
  • Teamgericht kunnen werken;
  • 32 - 40 uur per week beschikbaar, dan bieden wij jou flexibiliteit in start- en eindtijden. Thuiswerken is deels mogelijk en 24-28 uur willen wij bespreekbaar houden;
  • Woonachtig in Den Haag of directe omgeving.  

Wij hebben natuurlijk ook veel te bieden:

Binnen ons veelzijdige team krijg je een rol die je zelf naar je hand kunt zetten.  Er is veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling binnen een fijn team waar je een warm welkom krijgt.

Verder wordt er, na een tijdelijk contract, uitzicht op een vast dienstverband geboden en worden er flexibele werktijden gehanteerd.
Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en is zeker marktconform (€ 2800-€ 3600 bruto per maand o.b.v. fulltime dienstverband), aangevuld met een uitstekend pakket secundaire arbeidsvoorwaarden.

 Waar ga je werken?

Masman Bosman accountants en belastingadviseurs is een gerenommeerd middelgroot accountantskantoor uit Den Haag. Zij zijn sterk in het oplossen van financiële vraagstukken en behandelen meerdere disciplines vanuit één kantoor, zodat de klant altijd terecht kan bij een adviseur met ruime kennis van zaken. Van het opstellen van een jaarrekening tot het verstrekken van complexe fiscale adviezen, het kantoor heeft specialisten voor iedere vraag.

Op kantoor heerst een informele werksfeer waar iedereen op een positieve manier met elkaar omgaat en teams echt iets voor elkaar over hebben. Korte lijnen en ruime doorgroeimogelijkheden zijn kenmerkend voor de sfeer. Kernwaarden als samen voor kwaliteit gaan, meedenken, persoonlijke ontwikkeling, aandacht voor elkaar, goede work-life balance en het beste uit je werk halen staan centraal in deze organisatie. Er zijn nu 25 collega’s en zij kijken uit naar jou als nieuwe collega!

Meer informatie en solliciteren:

Van Wieringen Solutions fungeert als externe HRM-adviseur voor Masman Bosman en verzorgt de sollicitatieprocedure. Voor meer informatie kun je telefonisch contact opnemen met Patricia van Wieringen via 010-2231534 of mail je sollicitatie naar Patricia@vanwieringensolutions.nl, zodat je zo snel mogelijk aan tafel zit voor een kennismakingsgesprek!